В наше нелегкое время, когда пандемия проверяет бизнес на прочность, все ресурсы предприятий направлены на выживание.
Как ни парадоксально, чтобы выжить, бизнесу необходимо одновременно искать новые решения и соблюдать жесткие правила. В этом смысле, предприятия, привыкшие к оценке рисков и имеющие комплаенс-программу, на поверку лучше подготовлены к кризисным обстоятельствам. Тем более, что на фоне сложной ситуации, комплаенс-риски и связанные с ними негативные сценарии могут выйти на первый план, так как они способны полностью разрушить предприятие.
Если сосредоточиться на среде внутреннего контроля, можно выработать несколько простых правил, применение которых поможет предприятию определить оптимальную позицию для адаптации к новым условиям. Конечно, с учетом всех рисков и всех возможных сценариев, внутренний контроль не является лекарством от всех трудностей. В реалиях Узбекистана, на многих предприятиях внутренний контроль вообще не выделен в отдельную категорию, но исходя из имеющейся ситуации, даже соблюдение сотрудниками и руководством простых рекомендаций по внутреннему контролю может помочь избежать наступления негативных сценариев.
Итак, рекомендация №1: Оперативно оценивайте риски и реагируйте.
Здесь сразу возникают возражения – как мы можем оценить риски, если не знаем полной картины происходящего, и не в состоянии повлиять на ситуацию? Разумеется, сейчас почти все риски относятся к категории трудноуправляемых, но это не означает что их не нужно анализировать. Ваши решения будут в полной мере зависеть от того, принимаете ли вы возрастающие риски или решите их избежать. Например, будете ли вы продолжать работу или решите временно приостановить деятельность? Если вы правильно оцениваете возможные последствия, будет легче определить, какое решение является оптимальным для данного периода.
Однако принимайте во внимание, что полезна только оперативная оценка рисков, опирающаяся на актуальные данные в краткосрочном периоде. Важно отслеживать динамику изменений, и помнить, что промедление может сделать любое ваше решение неактуальным на момент его исполнения.
Рекомендация №2: Правильно расставляйте приоритеты.
Сложные времена требуют трудных решений. Конечно, любому предпринимателю очень тяжело наблюдать, как пандемия разрушает дело его жизни. Иногда ситуация настолько катастрофически тяжела, что толкает руководителей или сотрудников на неэтичные или незаконные действия, чтобы хоть как-то удержать на плаву тонущий бизнес.
Чтобы удержаться от искушения поддержать свой бизнес противозаконными действиями, следует подумать о последствиях. Государство направило огромные средства и усилия на то, чтобы остановить распространение эпидемии, и в рамках установленного им жесткого контроля, никакие оправдания не смягчат тяжелых последствий для нарушителей. И если в краткосрочном периоде ваши действия могут иметь положительный эффект, в долгосрочном периоде они принесут больше проблем, чем пользы, и даже могут поставить под угрозу само существование вашего бизнеса.
Поэтому, сделайте своим приоритетом выполнение всех требований законодательства.
В постановке приоритетов важную роль играет взаимодействие с вашими сотрудниками. Иногда излишнее рвение заставляет сотрудников без ведома руководства совершать неэтичные или даже противозаконные действия. Необходимо донести до сотрудников вашу позицию и требовать, чтобы и они воздерживались от сомнительных инициатив.
Распространите свои приоритеты на ваш персонал и возьмите под контроль их действия.
В этом вам может помочь следующая рекомендация №3: Сделайте соблюдение правил этикой вашего бизнеса.
Многие компании сделали меры противодействия эпидемии этической нормой для своих сотрудников. Это дает положительный эффект, потому что этические нормы затрагивают важные для сотрудников аспекты, такие как их личная безопасность и здоровье, безопасность семьи, их статус в компании. Сотрудники более ответственно подходят к выполнению правил, если получают положительную оценку своих усилий от руководства, и если сами руководители являются для них образцом соблюдения требований. Чтобы правила не оставались только на бумаге, необходимо разъяснять людям, в чем необходимость этих правил, делать акцент на их собственном здоровье и безопасном рабочем месте, внедрять простые и понятные алгоритмы взаимодействия с клиентами/государственными службами/поставщиками. Это трудная работа и большая ответственность, но в сложности нынешнего положение есть и свои возможности – вы можете закрепить за собой репутацию компании, этика работы которой безопасна для сотрудников и клиентов.
Рекомендация №4: Проводите постоянный мониторинг взаимодействий.
С началом эпидемии, мониторинг должен сфокусироваться на наиболее важных ключевых взаимодействиях. Это в первую очередь, ваши взаимодействия с государственными органами. С началом ситуации с коронавирусом, в Узбекистане принято более 80 нормативно-правовых актов, связанных с урегулированием данной ситуации. Мониторинг должен быть направлен не только на выявление изменений в законодательстве, но и на контроль выполнения всех требований в рамках вашего предприятия.
Другие ключевые взаимодействия – ваши обязательства и контракты. Разумеется, ваша юридическая служба будет давать свои рекомендации по наступлению форс-мажорных обстоятельств, но следует помнить, что недостаточно просто решить прервать какие-то договорные отношения или применить форс-мажор. Очень важно документально фиксировать все действия, так или иначе связанные с обязательствами, это не только поможет избежать разбирательств с партнерами, но и будет способствовать адаптации бизнес- процессов к новым условиям.
Еще один сложный вид взаимодействий, требующий контроля – это взаимодействия с вашим персоналом. Кадровый комплаенс значительно усложнился в период карантина, ведь многие сотрудники теперь вынуждены терять в заработке либо переходить на другой вид деятельности. Во избежание негативных последствий для предприятия, следует быть максимально прозрачным во всех взаимодействиях с сотрудниками и не допускать нарушений их трудовых прав.
Рекомендация №5: Учитывайте кибер-риски в общей оценке ситуации.
Так как онлайн-платформы остались практически единственными доступными платформами для бизнеса, обращайте внимание на связанные с ними кибер-риски. Их может быть множество, можно даже сказать, что здесь имеется целая вселенная разнообразных рисков, способных нанести значительный вред предприятию. Ситуация не оставляет выбора, и порой предприятия вынуждены довериться неблагонадежным поставщикам или выбрать непроверенную IT-платформу. Чтобы снизить риски, определите свои требования к поставщикам услуг и старайтесь обеспечить безопасность всех ключевых процессов по обработке, хранению, передаче и использованию информации.
И наконец, Рекомендация №6: Со всей тщательностью проверяйте просьбы о благотворительности и свое участие в социальных проектах. Конечно, для любого бизнеса важны проекты по корпоративной социальной ответственности (CSR), для многих компаний они являются частью их корпоративной культуры. Но работая в этом направлении, следует помнить о репутационных и коррупционных рисках, которые потенциально могут нанести большой вред предприятию. Также, следует помнить, что социальные проекты всегда являются объектом пристального внимания общественности и, пытаясь оказать помощь, вы можете быть вовлечены в неблагоприятную для вас публичную ситуацию. Благотворительность и оказание помощи могут оказаться ловушкой мошенников, пытающихся нажиться на ситуации с коронавирусом, поэтому следует всегда придерживаться максимальной прозрачности и детальности всех ваших социальных взаимодействий.
В остальном, следует помнить, что ситуации, возникающие в период пандемии, постоянно меняются, и каждый день возникают все новые обстоятельства, заставляющие нас оперативно менять взгляды и решения. Будьте внимательны к изменениям, и пусть это сложное время станет не только периодом испытаний, но и открытием новых возможностей.
Умида Аллабердиева